De integriteit van de overheid is een groot goed in de westerse democratie. Deze behoeft voortdurend onderhoud. Daarom zullen ook in 2018 alle nieuwe medewerkers hierop worden gewezen. Op afdelingsniveau zal dit gericht aandacht krijgen. Ook de verkozen raadsleden zullen in 2018  vertrouwd worden gemaakt met het begrip integriteit.

Ter uitvoering van de wens van de raad om een Digitaal Loket Ondernemers (DLO) in te richten wordt het gemeentelijk inkoopbeleid aangepast. Om ook daadwerkelijk uitvoering te geven aan het DLO is een applicatie noodzakelijk waarbij ondernemers de mogelijkheid krijgen om in te schrijven en hun kwalificaties te uploaden, op grond waarvan de gemeente ondernemers kan uitnodigen te reageren. Ondernemers worden ook uitgenodigd op grond van de tevredenheid in de uitvoering van voorgaande opdrachten.  Het gebruik van deze applicatie maakt ook een sterk vereenvoudigd proces van de -tijdrovende- controle op de rechtmatigheid, die twee maal per jaar moet worden gehouden, mogelijk,  aangezien alle contracten  van aanbestedingen en inkopen boven een bedrag van € 5.000 hierin worden bijgehouden (de zogenaamde spend).

Functionaris gegevensbescherming 1 fte (€ 80.000 structureel, dekking vanuit stelpost overhead)

Als gemeentelijke overheid werken we steeds meer in ketens en in de 'Cloud', waardoor het belang en de noodzaak van gegevensbescherming en gegevensclassificatie (wie mag er wanneer vanaf welke locatie met welke apparatuur bij welke gegevens) alleen maar groter wordt. Zeker ook tegen de achtergrond van alle wet- en regelgeving die daarop toeziet of gaan zien en het risico van datalekken.

Op basis van de richtlijn van de VNG vanwege het van kracht worden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) per 25 mei 2018 wordt er in 2018 een functionaris gegevensbescherming aangesteld. De belangrijkste taak van deze functionaris is de implementatie van nieuwe wetgeving op het gebied van gegevensbescherming en privacy en het borgen daarvan binnen de gemeentelijke processen en de geautomatiseerde informatievoorziening. E.e.a. in nauwe samenwerking met de security officer en gegevensmanager van team IM en de privacy officer van team Juridische zaken.

Capaciteitsuitbreiding in verband met herinrichting afdeling Informatiemanagement: Architectuur 2,4 fte (€ 112.000 structureel en 80.000,- structureel te dekken vanuit de stelpost overhead)

De rijksoverheid stelt steeds meer en strengere eisen aan de inrichting en veiligheid van de ICT-omgeving van gemeenten vanwege het belang van het faciliteren van een veilige ketensamenwerking en het ontsluiten van de digitale dienstverlening. Dit tegen de achtergrond van een zich steeds sneller ontwikkelende ICT-samenleving.

Daarom is continu een actueel inzicht in iedere laag van onze  ICT-omgeving vereist: technische architectuur, de applicatie architectuur en de informatiearchitectuur. Daarnaast dient de werkwijze goed vastgelegd te worden als procesarchitectuur.

De noodzaak om structureel extra formatie toe te voegen betreft de volgende rollen:

• I-coördinator       1,0 fte      dekking beschikbaar
• Applicatiearchitect    1,0 fte      structureel dekking gevraagd
• Procesarchitect   0,4 fte      structureel dekking gevraagd

=====
2,4 fte

Bovenstaande is een verkorte weergave vanuit het Informatiebeleidsplan2017-2021
thema 5.

Verkiezingsactiviteiten griffie (€ 10.000 incidenteel)

In aanloop naar de gemeenteraadsverkiezingen in 2018 wil de griffie activiteiten kunnen faciliteren die de opkomst bevorderen. Hierbij wordt gedacht aan activiteiten waarbij lokale politieke onderwerpen centraal staan zoals het organiseren van politieke cafés en een debatwedstrijd. Maar ook aan het ontwikkelen en verspreiden van posters, advertenties, filmpjes op social media en YouTube. In de begroting 2018 is een budget opgenomen van € 10.000.

In de kadernota 2018 hebben we u geïnformeerd over een mogelijk nieuwe planning  van de Operatie BRP door de landelijke stuurgroep. Inmiddels heeft de minister in juni 2017 besloten tot een periode van bezinning, deze duurt tot januari 2018. In deze periode wordt onderzocht of- en zo ja op welke manier de operatie BRP wordt uitgevoerd en wat daarin de planning wordt. De vertraging bedraagt in ieder geval 15 tot 33 maanden.

We stellen voor om € 100.000 terug te laten vloeien en in 2018 € 50.000 te gebruiken om een aantal kwaliteitsverhogende stappen te kunnen zetten. Deze stappen zijn noodzakelijk voor de aansluiting landelijke BRP maar hebben ook los daarvan toegevoegde waarde in de verhoging van de kwaliteit van de BRP:

1. In 2018 digitaliseren we de brondocumenten die worden aangeboden door de burger. Deze digitale opslag verhoogt de kwaliteit van de BRP waardoor het inzichtelijk wordt welke gegevens op basis van authentieke documenten zijn opgenomen. Voor de burger levert dit een administratieve lastenverlichting op, omdat documenten eenmalig worden ingeleverd en bij goedkeuring in het systeem worden opgenomen. Bovendien helpt een goede registratie van brondocumenten het tegengaan van fraude;
2. Tevens zal een audit worden uitgevoerd op de privacy en informatiebeveiliging van de BRP.

Afhankelijk van het besluit van de minister over het vervolg van de operatie BRP in januari 2018 zullen er indien nodig middelen worden aangevraagd in de Kadernota 2019.  

In 2016 is een groot deel van het archief Sociale Zaken (SoZa) en Wmo gedigitaliseerd. De papieren stromen zijn echter niet gestopt gedurende de aanvang van het digitaal werken. In 2016 is  binnen SoZa een begin gemaakt met het implementeren van Zaakgericht Werken in Mozard. Het betrof  in eerste instantie aanvragen op basis van de Participatiewet. De complexiteit van de processen bij SoZa en de daaruit voortvloeiende gevolgen voor de opbouw, rubricering en archivering van de zaakdossiers en de uitbreiding binnen het sociaal domein leiden tot een aanzienlijk grotere, niet eerder voorziene behoefte aan DIV ondersteuning.

Daarnaast zullen er in de nabije toekomst nog meer complexe processen van SoZa (Patricipatiewet, Wmo en Jeugd) in Mozard worden geïmplementeerd. Dit komt bovenop de inzet die gepleegd moet worden voor de verwerking van de papieren stukken en dossiers, een taak waar geen capaciteit voor is. Voldoende DIV-gerelateerde capaciteit is van essentieel belang voor de realisatie van actuele en complete zaakdossiers en de daarop gebaseerde dienstverlening aan de klanten van de afdeling SoZa.

De afdeling SoZa noch de afdeling IM kunnen voorzien in de benodigde aanvullende capaciteit binnen de bij hen beschikbare formatie.

Programma Verbetering Dienstverlening (programmabudget)

In 2018 gaan we verder met het uitvoeren van het programmaplan verbetering dienstverlening. We maken onze producten toegankelijker, geven sneller en nog beter antwoord op vragen van onze inwoners, bedrijven en instellingen.

Het digitale kanaal zetten we steeds nadrukkelijker in als dienstverleningskanaal. 
De inhoud van de website is gebaseerd op continue onderzoek onder de gebruikers. Ook volgen en screenen we de sociale media voortdurend. Hierdoor kunnen we snel en gericht reageren op signalen van onze inwoners over de gemeente Dronten. We werken digitaal waar het kan, maar er blijft altijd ruimte voor maatwerk.

In 2017 zijn we begonnen met het verder verbeteren van de telefonische dienstverlening. Hiermee gaan we in 2018 verder. Het streven is dat medewerkers van het KCC zoveel mogelijk vragen adequaat beantwoorden.

Met de implementatie van de digitale handtekening kunnen we in 2018 uitgaande post en brieven digitaal verzenden.

Hoog beschikbaar maken Mozard zaaksysteem (€ 17.100 structureel in 2018 en € 23.820 vanaf 2019)

Vanuit het Programma Verbetering Dienstverlening is het verzoek gekomen om te bekijken wat de mogelijkheden en kosten zijn om het zaaksysteem Mozard hoog beschikbaar aan te bieden. Bij uitval van het eerste systeem, neemt het tweede systeem het eerste systeem dan over zonder uitvaltijd. Voor deze voorziening worden de middelen aangevraagd. Hiermee is het zaaksysteem en de website gegarandeerd continue voortdurend beschikbaar.

Doorontwikkeling kanaal www.dronten.nl (€ 30.000 incidenteel)

De gemeentelijke website is voortdurend in ontwikkeling. Wettelijke verplichtingen ten aanzien van toegankelijkheidseisen, verbeteringen in de structuur en vormgeving om de
dienstverlening te verbeteren, zorgen voor doorlopende noodzakelijke aanpassingen. De extra investering is gericht op het continue verbeteren van de website.
Zoals ook al in de Kadernota aangegeven worden de middelen voor het kanaal online in eerste instantie incidenteel aangevraagd omdat niet volledig in beeld is hoe de dienstverlening via dit kanaal zich in de toekomst gaat ontwikkelen en welke kosten dat met zich mee gaat brengen. Wel is de kans aanwezig dat we in de toekomst opnieuw extra middelen nodig hebben om dit kanaal optimaal en eigentijds te laten functioneren.

Implementatie de informele aanpak (incidenteel € 30.000 in 2018 en € 20.000 in 2019)

Zowel de samenleving als de gemeente is gebaat bij goed contact tussen de gemeente en haar inwoners, bedrijven en instellingen. Een voorbeeld hiervan is om bij een klacht of bezwaarschrift  samen te zoeken naar een besluit of oplossing, wat zoveel mogelijk recht doet aan de belangen van allen die daarbij zijn betrokken. Deze werkwijze heeft al geleid tot positieve resultaten. Na verhelderend gesprek tussen belanghebbenden is een aantal bezwaarschriften ingetrokken of is er een andersluidende beslissing genomen.

Het is de intentie deze werkwijze in 2018 verder uit te rollen. De informele aanpak bijdraagt aan een efficiëntere en effectievere overheid omdat deze procedure de tevredenheid van de burger in de overheid vergroot en het vertrouwen in de overheid kan versterken.
Door met elkaar in gesprek te gaan zorgt de informele aanpak voor een focus van proceduregericht werken naar proactief en oplossingsgericht werken.

Een aanvraag voor structurele extra formatie voor zowel de Verbeterslag Financiën als voor Horizontaal Toezicht is in de Kadernota 2018 geaccordeerd. Het betreft hier dan structurele versterking, om ook in de toekomst te kunnen blijven voldoen aan de hoogste standaarden, waarbij de kosten jaarlijks voor 0,5 fte zijnde € 40.000 structureel bedragen.

Verbeterslag Financiën

Op dit moment vindt er een verbeterslag plaats op de afdeling CD/team financiën, waarbij ook op operationeel niveau een Intern Controleplan is opgesteld. Deze verbeterslag ‘Financiën’ betreft voornamelijk de eerstelijns controle op haar eigen processen. Verdere verbeterslagen zijn niet mogelijk binnen de bestaande middelen.

Horizontaal Toezicht

In Januari 2017 is het convenant met de belastingdienst getekend tot Horizontaal Toezicht. Hieraan ten grondslag ligt een lijst met verbeterpunten waar aan gewerkt dient te worden. Op dit moment is hier onvoldoende capaciteit voor beschikbaar in relatie tot de opgave die er ligt. Verdere verbeterslagen zijn niet mogelijk binnen de bestaande middelen.

In 2017 wordt een programma opgesteld om verder invulling te geven aan de organisatieontwikkeling. De eerste stappen tot implementatie zijn al in 2017 ingezet en brede uitrol in de gehele organisatie zal in 2018 en 2019 volgen volgens plan van aanpak. Hiertoe behoren ook de verplichte onderwerpen die uitgevoerd moeten worden zodra de structuur van de organisatie wijzigt. Zoals bijvoorbeeld herziening van de functies en rollen, de bijbehorende herziening van het functieboek en het herinrichten van de automatiseringssystemen op basis van de nieuwe structuur.
Andere voorbeelden zijn het begeleiden, opleiden en coachen van medewerkers, opdat zij met de juiste kennis, vaardigheden, houding en gedrag, duurzaam inzetbaar zijn binnen de organisatie. Waarmee in-, door- en uitstroom een volwaardige plek in het HRM beleid en uitvoering in kan gaan nemen.

In de raadsvergadering van 29 juni 2017 is een motie ingediend met het verzoek aan het college om een zo breed mogelijke inventarisatie te maken van de kansen en knelpunten van de gemeentelijke huisvesting en voorstellen te doen voor de verbetering daarvan. Deze inventarisatie wordt eerst intern uitgewerkt en hiervoor zijn nog geen extra kosten opgenomen.

Vervanging vaste telefoontoestellen door mobiel (Krediet € 45.000, kapitaallasten € 16.000)

De huidige telefoontoestellen zijn afgeschreven en voldoen niet meer aan de hedendaagse wens naar flexibiliteit. Hiervoor dient een investering van € 45.000 te worden gedaan, die in 3 jaar zal worden afgeschreven. De afschrijvingen van de huidige toestellen zijn al in deze kapitaallasten verrekend.

Klimaat gemeentehuis

Het klimaat in het gemeentehuis is bij warme zomerdagen niet meer werkbaar op bepaalde plekken in het gemeentehuis. Dit betreft vooral de 3e verdieping en de zuidzijde. Hoewel er geen harde temperatuurgrenzen worden gegeven in de Arbowet en –regelgeving, is het op warme dagen in grote delen van het gemeentehuis onaangenaam warm. Dit wordt als zeer onplezierig door medewerkers en gasten ervaren. Het vermindert het werkplezier, het brengt het werktempo omlaag waardoor de productie afneemt. Er volgt een separaat voorstel hierover.

Naar aanleiding van de insluiping/inbraak vorig jaar stellen wij extra maatregelen voor om insluiping te voorkomen en onze informatieveiligheid en veiligheid van de medewerkers en gebouwen te garanderen. Er zullen extra beveiligingsmaatregelen worden getroffen.

Onderzoek naar Het Nieuwe Werken (incidenteel € 25.000)

Voor realisatie van het nieuwe werken zal een onderzoek worden uitgevoerd, waaruit direct ook een Plan van Aanpak voortvloeit. De gevraagde middelen worden ingezet om dit te laten uitvoeren, waarbij alle onderdelen van het nieuwe werken  worden meegenomen om tot een bij Dronten passende aanpak en uitrol te kunnen komen.

Informatiebeleidsplan (€ 248.200 incidenteel en € 62.550 structureel)

Er is een informatiebeleidsplan 2017-2021 in ontwikkeling, waarin financiële componenten zijn opgenomen. De volgende componenten hebben financiële claims tot gevolg:

Security Operations Center (SOC)

Uitbesteding van diensten om de informatieveiligheid te laten monitoren en daarmee beter te beheren. Als gemeente zijn we te klein om dergelijke specialistische kennis zelf in huis te hebben; € 40.000 structureel.

Digimelding, digilevering en digikoppeling

Alle gemeenten sluiten aan op Digimelding, Digilevering en Digikoppeling. Deze technieken worden gebruikt onder meer de basisregistraties BAG, GBA en NHR. Het betreft een wettelijke verplichting vanuit de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI). Strengere informatieveiligheidseisen stellen andere eisen dan oorspronkelijk begroot;
€ 4.000 structureel.

Mijn.overheid.nl

Aansluiten op mijn.overheid.nl (Status informatie lopende zaken en berichtenbox) ivm Digitaal 2017; € 3.750 structureel.

eHerkenning

Aansluiten op eHerkenning via EnableU, zodat bedrijven zich via eHerkenning digitaal kunnen identificeren ten behoeve van digitale dienstverlening van de gemeente Dronten; € 2.000 structureel.

Geo applicaties in Cloud plaatsen

Het in de cloud plaatsen van de GEO-applicaties maakt plaats-, tijd en apparaat onafhankelijk gebruik van geografische applicaties beter mogelijk; € 12.800 structureel.

Opstellen informatiearchitectuur

De informatie-architectuur beschrijft de inhoudelijke relaties en samenhang tussen toepassingen en gegevensverzamelingen onderling; € 30.000 incidenteel.

Opstellen applicatiearchitectuur

Applicatie architectuur beschrijft de samenhang van applicaties en informatiesystemen binnen een organisatie. De applicatie architectuur is een verdere uitwerking van de informatie architectuur; € 30.000 incidenteel.

Opstellen procesarchitectuur

De procesarchitectuur is het geheel aan principes en modellen met betrekking tot de processen van de organisatie die nodig zijn om de businessdoelen te bereiken. De procesarchitectuur geeft aan welke hoofdprocessen de organisatie wil onderscheiden, aan welke eisen de processen moeten voldoen, wat de samenhang tussen processen is, welke processen uitbesteed worden, of organisatie brede uniformiteit wordt nagestreefd, etc.;
€ 43.200 incidenteel.

Opstellen technische architectuur

De technische architectuur vormt het kader voor de technische infrastructuur van de organisatie. De hardware waarop de informatievoorziening draait en de software waardoor applicaties kunnen samenwerken (middle-ware). Hieronder valt ook de gegevensopslag; € 15.000 incidenteel.

Starten aanbesteding ICT projectleiding

In 2018 dient de aanbesteding van ons technisch ICT-beheer opgestart te worden om in 2019 te kunnen gunnen. Bij dit traject is externe projectleiding nodig;
€ 50.000 incidenteel.

Vervanging interne internetadressen en herindeling netwerk

Elk apparaat in een netwerk heeft een uniek ‘adres’. Hierdoor kunnen apparaten elkaar ‘vinden’. Dit adres is in feite een nummer. Gemeente Dronten werkt nog voor het interne netwerk met een reeks adressen die begint met 128. Deze reeks beperkt ons in de uitbreidingsmogelijkheden en mag eigenlijk ook niet meer gebruikt worden voor interne netwerken wegens mogelijke conflicten met partners. Adressen die beginnen met 192, 172 of 10. zijn nu de standaard. Om conflicten in de toekomst te voorkomen bij het uitwisselen of koppelen van systemen dienen we de 128-adressen uit te faseren en te vervangen door voornoemde nummers. Tevens heeft het de voorkeur om gelijktijdig t.b.v. informatieveiligheid het netwerk op te delen in kleinere, logische delen (segmentatie). Deze delen zien elkaar standaard niet en maakt het dus moeilijker voor buitenstaanders hier misbruik van te maken. Kosten: € 80.000 incidenteel.

Op dit moment heeft de gemeente Dronten een intranetomgeving beschikbaar die sterk verouderd is (9 jaar oud) en zowel qua functionaliteit als vormgeving niet meer aansluit bij de eisen die aan dit medium ten behoeve van de interne communicatie gesteld worden. Het intranet vervult dan ook geen voldoende adequate rol meer in ten behoeve van de interne communicatie en wordt  alleen gebruikt voor het zenden van feitelijke informatie en is daarmee onvoldoende effectief.

De gemeente Dronten ziet het belang in van goede interne communicatie:

• Eenvoudig en snel informeren van haar medewerkers;
• Interactie mogelijk maken en medewerkers actief betrekken bij allerhande organisatie gerelateerde onderwerpen;
• Onmisbaar communicatiemiddel ten behoeve van de organisatie ontwikkeling;
• Draagt bij aan het realiseren van de organisatie doelstellingen.

Intranet kan met deze verbetering het gewenste centrale punt zijn, waar iedereen informatie kan vinden én delen met elkaar. Onder de noemer ‘communicatie is van iedereen’ heeft iedere medewerker een rol in de communicatie. Een nieuw intranet biedt daar de mogelijkheden toe. Team communicatie biedt daartoe met deze vernieuwing de basis van het platform en de ondersteuning daarvan.

Het zaaksysteem Mozard wordt op dit moment gebruikt voor onze nieuwe gemeentelijke website, www.dronten.nl. Nu, een jaar verder, blijkt Mozard aan veel van onze wensen niet te kunnen voldoen en is daardoor te beperkt. Voor ons nieuwe intranet willen we ons niet laten beperken door de mogelijkheden van het zaaksysteem Mozard en kiezen we voor een volwaardig Content Management Systeem.

Vooruitlopend op de hervorming van het lokaal belastinggebied wil het kabinet de precario op nutsleidingen afschaffen. Dit betekent dat gemeenten geen precariobelasting meer kunnen heffen van nutsbedrijven over netwerken die ze in, op of boven gemeentegrond exploiteren. Minister Plasterk (BZK) heeft daarvoor inmiddels een wetsvoorstel ingediend bij de Tweede Kamer, Juni 2016.

Overgangsrecht

Gemeenten krijgen maximaal vijf jaar (tot 1 januari 2022) de tijd om de effecten van hun inkomensderving op te vangen. Het overgangsrecht geldt alleen voor gemeenten die in 2015 precariobelasting hebben geheven. Gemeenten mogen maximaal het tarief in rekening brengen dat gold op 10 februari 2016, de datum waarop minister Plasterk het wetsvoorstel aankondigde. De minister wil daarmee voorkomen dat de tarieven en het aantal gemeenten dat precario heft verder stijgt.

Er zijn verschillende scenario’s uitgewerkt. De uitwerking van deze scenario’s is door middel van een raadsinformatiebrief naar de raad gestuurd.

Het college heeft gekozen voor het scenario waarbij het tarief pas zal worden verlaagt in 2022 en waarbij al wel vanaf 2018 de begroting langzaam zal worden aangepast.
Hieronder volgend de uitgangspunten van dit scenario.

De opbrengsten (op 10 februari 2016) zijn begroot voor structureel € 915.000. (Gasleidingen € 310.000 en € 605.000 voor Water/elektriciteit –leidingen)

Het tarief mag wel omlaag maar niet meer stijgen. Het uitgangspunt bij de tarieven is 10 februari 2016.

Bij dit scenario zal alvast 5 jaar lang € 100.000 opbrengst worden gereserveerd om zo de begroting in 2022 tot en met 2026 gelijkmatig naar 0 te kunnen brengen. Het nadeel is dat het een lang procestijd kent. Het voordeel is dat er ook na 2022 gedeeltelijk een meerjarig structurele opbrengsten beschikbaar is.