In maart 2016 heeft het college besloten tot de doorontwikkeling van de gemeentelijke organisatie van Dronten en tot een daarvoor benodigde organisatiewijziging. In juni 2017 is de gewijzigde hoofdstructuur van de organisatie en de bijbehorende ontwikkelagenda vastgesteld. Bij de voortgangsrapportage 2017 zijn incidentele middelen gevraagd om de daarmee gepaard gaande ontwikkelingen (o.a. aanpassingen ICT) te bekostigen.
Bij de voortgangsrapportage 2016 is een frictiebudget beschikbaar gesteld om personele frictiekosten in de jaren 2016-2018 op te kunnen vangen.

Human Resource Management

De HRM afdeling heeft in 2017 veel tijd gestoken in de organisatieontwikkeling. In 2017 is de capaciteit bij HRM zowel structureel als tijdelijk (2017-2018) uitgebreid met 0,6 fte. Daarmee kunnen lopende zaken, de organisatieontwikkeling en de daaruit voortvloeiende vernieuwde HRM-agenda beter worden ondersteund.

Wet Banenafspraak

Meer mensen met een arbeidsbeperking aan de slag! Dat is het doel van de Banenafspraak.  Het college heeft begin 2016 middels een besluit aangegeven dat zij zich in de jaren 2016-2017 hard willen maken om 4 mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (met of zonder indicatie) een plekje binnen de gemeentelijke organisatie te geven. Dit in de vorm van een pilot. In 2016 zijn vier garantiebanen gecreëerd voor mensen met een indicatie. De doelstelling van deze pilot is hiermee ruimschoots binnen de 2 jaar bereikt! Begin 2017 is de pilot geëvalueerd. Bij de kadernota 2018 is de raad voorgesteld de werkplekken structureel in de begroting op te nemen. Hiermee nemen we als gemeente onze (maatschappelijke) verantwoording als een van de grootste werkgevers binnen Dronten.
Daarnaast zijn er in de catering binnen de gemeente Dronten aan 6 mensen met een indicatie een werkplek aangeboden waarvan 2 met een participatiewet-uitkering en 4 WSW-ers.

Formatie 2018

In de kadernota 2018 zijn 3 formatieplaatsen (fte's) binnen het vakgebied bedrijfsvoering gevraagd die worden gedekt vanuit de stelpost overhead. Deze formatie uitbreiding bij team JZ, IM en DIV is nader toegelicht onder programma 0. Daarnaast is 1,4 fte extra formatie gevraagd in verband met de ontwikkelingen (eisen rijksoverheid/complexiteit ICT) binnen de afdeling informatiemanagement (IM). Om een verbeterslag te maken binnen de afdeling financiën en de verbeterpunten vanuit het horizontaal toezicht belastingdienst te kunnen borgen is 0,5 fte gevraagd. Deze formatie uitbreidingen zijn in de begroting 2018 verwerkt. Voor het sociaal domein is incidenteel bij de voortgangsrapportage 2017 extra formatie gevraagd voor 2018 die wordt gedekt uit de bestemmingsreserve sociaal domein. Een eventuele structurele uitbreiding van formatie zal worden betrokken bij de evaluatie van het beleidsplan Sociaal domein in 2018.

De basis van het financiële beleid van de gemeente Dronten is Planning en Control-cyclus (P&C) De P&C-cyclus vormt het hart van de beheersorganisatie. Binnen deze cyclus zijn de processen, plannen en beheersen onlosmakelijk met elkaar verbonden. De relatie tussen de gemeentelijke doelstellingen dient helder te zijn. De P&C-cyclus is een belangrijk systeem om de beheersing van de bedrijfsprocessen te realiseren. Instrumenten om de uitvoering te beheersen en tijdig signalen af te geven zijn de programmabegroting, de voortgang- en slotrapportage en de jaarrekening en jaarverslag.

Medio 2016 is LIAS, een ondersteunend informatiesysteem voor de P&C cyclus, aangeschaft en geïmplementeerd voor het opstellen van de P&C documenten. De jaarrekening 2016 en deze begroting 2018 zijn volledig in het systeem LIAS opgebouwd. De begroting 2017 is in november 2016 ook al via dit systeem digitaal aangeboden.
In 2018 worden de processen binnen de teams financiën en HRM opnieuw beschreven en de verbeterpunten vanuit het horizontaal toezicht belastingdienst geëffectueerd.

Rechtmatigheid

In het 4e kwartaal 2017 moet een aanbestedingstraject gestart worden voor de selectie van een accountant voor het boekjaar 2018. De auditcommissie is vanuit de raad gesprekspartner voor de accountant.
Door de coördinator interne controle wordt in het 4e kwartaal 2017 een intern controleplan 2018 opgesteld. Daarin worden de aanbevelingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2016 en de interim controle 2017 meegenomen.
Naast het organisatie brede interne controleplan is er een specifiek interne controleplan voor het sociaal domein. In 2017 worden in samenspraak met de accountant afspraken gemaakt om de rechtmatigheid beter te kunnen borgen. In het 2e halfjaar 2017 is een overleg in de regio opgestart om voor het sociaal domein regionaal afspraken te maken over de wijze van verantwoording en controle bij zorgaanbieders.

Financieel beleid

Het financieel beleid is gericht op een gezonde financiële positie voor onze gemeente en transparantie in het financieel handelen. Uitgangspunten voor het financiële beleid zijn het bereiken van een structureel sluitende meerjarenbegroting en te werken volgende wettelijke externe regels (o.a. gemeentewet en Besluit Begroting en Verantwoording, BBV).
Ook de interne regels, bijvoorbeeld de financiële verordening van de gemeente Dronten dienen te zorgen voor transparantie en duidelijkheid voor de raad, college en organisatie.

Het financiële beeld is sterk aan verandering onderhevig. Mede door de positieve bijstelling van het gemeentefonds in de septembercirculaire 2016 en mei circulaire 2017 is er weer sprake van een sluitende meerjarenbegroting (2018-2021).  

Bezuinigingen op de bedrijfsvoering

Taakstelling omdenken (2015-2018) en KCC 2015

Vanuit de bezuinigingen 2012-2015 staat alleen de ombuiging in relatie tot het KCC van     € 40.000 nog open in verband met het nog niet volledig realiseren van een KCC. Vanaf 2016 is een nieuwe taakstelling bedrijfsvoering opgenomen in relatie tot omdenken in taken van € 150.000. Daarvan is in 2016 € 80.000 gerealiseerd op de taak accountmanagement. We verwachten in 2017 en 2018 het restant van de taakstelling te kunnen realiseren.

Taakstelling GREX 2014-2018

In 2013 is een taakstelling personeel grondexploitaties vastgesteld. Deze taakstelling is inmiddels deels ingevuld. Het deel dat nog niet is gerealiseerd kan in 2017 worden gedekt door het positieve saldo op de taakstelling overhead. We verwachten deze taakstelling in 2018 volledig te realiseren.

Taakstelling overhead

In 2012 is een taakstelling voor overhead opgenomen naar aanleiding van de samenwerking OFGV en GBLT. Met de raad is afgesproken deze taakstelling op overhead in verband met vermindering van formatie te verrekenen met uitbreiding van formatie. Door de invulling van nieuwe formatie o.a. op het sociaal domein is deze taakstelling in 2015 volledig ingevuld en is er op dit moment sprake van een positief saldo op de taakstelling overhead waaruit extra overheadkosten als gevolg van nieuwe formatie worden gedekt.
Een deel van het positieve saldo is incidenteel in verband met de incidentele uitbreiding van formatie sociaal domein t/m 2018. Dit betreft € 146.000 dat incidenteel in 2018 kan worden ingezet. Wanneer de formatie niet structureel wordt uitgebreid vervalt dit saldo bij de begroting 2019.

Vaste onderdelen van concerncontrol zijn advisering op planning & control, rechtmatigheid en risicomanagement, het uitvoeren van 213a Gemeentewet onderzoeken en advisering aan de directie op de totale bedrijfsvoering van de organisatie. Naast advisering bij de financiële planning & control wordt in 2018 aandacht besteed aan de borging van de interne controle en de ontwikkelingen binnen het sociaal domein. Daarnaast is de concerncontroller verantwoordelijk voor monitoring van de taakstellingen.

Onderzoek 213a GW doelmatigheid en doeltreffendheid

In het 4e kwartaal 2017 wordt door het college een onderzoeksplan 213a voor 2018 vastgesteld. Hierbij wordt rekening gehouden met de onderzoeksonderwerpen van de rekenkamer. Vanuit een groslijst wordt een keuze gemaakt voor een onderzoek dat relevant is voor onze gemeente.

Digitale dienstverlening

Met de implementatie van de nieuwe website, www.dronten.nl, medio 2016 is een sprong voorwaarts gemaakt met de digitale informatievoorziening en dienstverlening. Dit krijgt de komende jaren verder vorm. De achterliggende systemen zijn toekomstbestendig waar het gaat om verdere uitbouw van de digitale dienstverlening. De verdere ontwikkelingen binnen dienstverlening zijn nader toegelicht in programma 0.

Nieuw beleid omtrent de motie inventarisatie gemeentelijke huisvesting

De motie Groen Links (mei 2017) betreffende het onderzoek naar mogelijkheden om de huisvesting te verbeteren wordt nader uitgewerkt. Budget voor een nader onderzoek naar het klimaat is aangevraagd in de voortgangsrapportage 2017.  
Voor een globale kostenindicatie voor de opties nieuwbouw of een grootschalige verbouwing is geen budget noodzakelijk.